泰山财产保险股份有限公司文书档案整理项目询价公告

一、项目概况

为规范档案管理、提升档案利用效率，实现档案信息**共享需要，****点击查看就文书档案整理项目组织询价采购。现发布本项目询价公告，诚邀符合资格条件的供应商参与报价。公司将遵循“相同货品比质量、相同质量比价格、相同价格比服务”的原则综合评定，确定成交供应商；若出现两家及以上报价人报价完全一致的情况，由采购人根据报价人综合实力、服务承诺等因素择优确定成交供应商。

二、项目基本情况

项目名称：****点击查看文书档案整理项目

项目类别：服务类

采购方式：询价采购

采购预算：22万元（含税），报价超过预算的视为无效报价

三、供应商资格要求

1. 具有独立承担民事责任的能力：在中华人民**国境内注册的法人或其他组织，响应时提交有效的且经营范围涵盖本采购服务项目的营业执照（或事业法人登记证或身份证等相关证明）副本扫描件；

2. 未被列入“信用中国”网（www.****点击查看.cn）失信被执行人名单、重大税收违法案件当事人名单：报价时需提供上述网站查询截图；

3. 具有履行合同所必需的设备和专业技术能力：提供相关设备清单（如有）、专业技术人员资质证明等材料；

4. 近3年内（2022年1月1日至今）具有至少1个类似项目案例，需提供合同扫描件（含合同首页、服务内容页、签字盖章页）；

5. 报价人需具备档案信息安全保障能力，承诺遵守国家《档案法》及采购人档案保密规定，提供《档案信息保密承诺书》（格式自拟并加盖公章）。

四、采购内容及技术需求

（一）采购需求

服务内容包括但不限于以下：

1. 档案整理：对2021-2024年度档案进行检查排序、整理、完善归档内容、页码检查编制、目录及打印、备考表制作及打印、档案装订、入盒及盒脊背制作排序上架，编制库房排架清单（需严格符合国家、行业或地方标准规范）。

2. 档案数字化：对预计21万页文书档案进行扫描、电子影像处理、图像质检、OCR识别、双层PDF制作、数据双备份，确保档案编号与案卷编号一致，严格按照国家规范及我司要求进行。

3. 数据挂接：将挂接至档案管理系统，实现数据库的建立和查询。

4. 光盘刻录备份：蓝光光盘备份(25G)。

5. 硬盘备份：硬盘备份（1T）。

6. 数据成果归档：编制打印目录册、数据统计清单总表详表、未扫描清单、内设机构代码表、目录数据库结构及字段表等。

（二）技术需求标准

1. 整理原则

（1）安全性：纸质档案整理过程中需配备专用档案柜存储，防止潮湿、虫蛀、破损；数字化加工时采取“专人专机、数据加密传输、操作日志留存”措施，严禁档案信息外泄；秘件档案需单独存放，加工人员需额外签署《保密协议》。

（2）完整性：拆分原装盒档案时需逐页核对，确保无缺页、漏页；电子档案需与纸质档案一一对应，缺失电子文件需标注原因并协助采购人补充采集。

（3）原始性：纸质档案不得涂改、裁切，页面污渍处理需采用无损清洁技术；电子档案扫描图像需保留原件原貌，不得删除、覆盖原始信息（如手写批注、印章）。

2. 核心技术参数

（1）扫描要求：纸质档案扫描分辨率不低于300dpi，采用彩色模式，图像格式为JPG（单页）与双层PDF（含可检索文本层）；扫描图像需无倾斜、无黑边、无模糊，文字清晰可辨，OCR识别准确率不低于95%（特殊字体、手写体除外）。

（2）目录著录：按照《档案著录规则》（DA/T18—2022）建立卷级、件级目录数据库，符合档案管理要求的卷级、件级目录数据库，目录字段结构，且目录信息须与数字化图像保持一一对应，准确挂接至电子档案管理系统。

（3）装订要求：纸质档案采用“三孔一线”装订方式（线绳为档案专用无酸线），装订后页面无褶皱、无压字，翻阅顺畅；装订前需去除原档案中的金属物（如回形针、订书钉），对破损页面采用无酸纸修补。

五、服务要求

（一）质量要求

1. 纸质档案：排序准确、页码连续（无重号、漏号），目录与实物一致，装盒规范（盒内文件无超限、脊背标注清晰）。

2. 数字化成果：扫描图像合格率100%（无模糊、变形、缺页），OCR 识别文本可复制编辑，数据挂接准确率100%（电子目录与扫描件一一对应）。

3. 备份数据：经验收合格的档案数字化成果应进行完整备份。为保证数据安全，除在线备份外必须进行离线备份。备份内容包括一套JPG格式、一套双层PDF格式的档案文件以及目录数据，备份至移动硬盘；同时制作一套符合国家规定的档案级BD-R蓝光光盘备份，并进行备份编目，确保数据的安全性和可追溯性。光盘需标注项目名称、备份日期、盘号并装入防光保护盒。

4. 成果质量责任：所整理的纸质及电子档案需严格符合《中华人民**国档案法》《档案著录规则》（DA/T18—2022）《纸质档案数字化规范》（DA/T31—2021）等国家及行业相关规定。若项目验收后，****点击查看管理部门、上级监管机构等相关上级组织检查，发现档案整理不符合国家规定，导致采购人被处以罚款、通报批评等行政处罚的，采购人有权向中标人追缴违约金（此项将在合同中进行约定）：
（1）若行政处罚包含罚款，违约金金额为罚款金额的1.5倍；
（2）若行政处罚为通报批评、限期整改等无罚款情形，违约金金额为项目合同总金额的20%；
（3）同时，中标人需在采购人规定期限内完成档案整改，整改费用由中标人自行承担；若整改后仍不符合要求，采购人有权解除合同并追究其他相关责任。

5. 交付时间：报价人在收到采购人入场通知后，4 个月内完成全部档案整理、数字化加工、数据挂接及备份移交工作（含采购人验收）。

6. 人员要求：投入本项目的专业技术人员不少于3人，且人员需固定。

（二）售后服务要求

1. 质保期限：项目验收合格后提供2年免费质保服务，质保期内如出现数字化数据损坏、挂接失效、目录错误等问题，报价人需在接到采购人通知后24小时内响应，48小时内解决（现场服务或远程处理）；

2. 档案保密：严禁报价人以任何形式复制、留存、传播档案信息，项目结束后需删除所有工作设备中的档案数据，提交《数据清除确认书》；

3. 应急处理：若发生档案遗失、损坏或信息泄露事件，报价人需立即停工并报告采购人，承担由此造成的全部损失（含直接经济损失及商誉损失）。

六、报价方式及要求

1. 报价文件组成：

（1）资格审查材料：包括本公告第三条“供应资格条件” 要求的全部证明材料，需加盖报价人公章；

（2）报价单：需明确项目总报价、单价、费用构成等，报价单需加盖公章，格式自拟，内容应清晰、完整；

（3）技术方案（如有）：包括项目实施方案、服务保障措施、进度安排等；

（4）其他报价人认为需要提供的材料。

2. 提交方式：

通过电子邮件发送至指定邮箱，邮件主题需按照“**保险文书档案整理项目-报价人全称”格式填写，并附联系人姓名及电话，确保通讯畅通。

3. 截止时间：**时间2025年9月24日17时整，逾期发送的邮件视为无效报价，采购人将不予接收。

七、联系方式

业务联系人：徐老师 0531-****点击查看6530

采购联系人：修老师 188****点击查看5180

联系地址：中国（**）自由贸易试验区**片区舜华路1173号****点击查看

接收邮箱：****点击查看@taishanpic.com（抄送****点击查看@taishanpic.com）