教学档案整理与数字化加工服务比价公告(2025-YDKJYB-F9014)

2025年某单位教学档案规范化整理和数字化

加工服务项目比价公告

我单位拟就2025****点击查看档案室采购教学档案规范化整理和数字化加工服务项目进行快捷简易比价采购,采购资金已全部落实,欢迎符合条件的供应商参加。

一、单位

**市**区某部。

二、项目名称

2025年某单位教学档案规范化整理和数字化加工服务项目。

三、项目编号

采购编号：****点击查看。

四、采购相关要求

（一）项目概况

教学档案规范化整理和数字化加工服务项目服务。

（二）主要内容

1.范围：根据采购方要求在指定的场所对指定的教学档案进行规范化整理和数字化加工服务。具体数量和技术要求详见附件1。

2.最高投标限价：5万元。

3.工期：合同签订后2个月内完成。

4.验收：中标单位完成服务内容后，采购单位组织专家根据合同协议书、比价文件和报价文件验收。验收如未通过，按采购单位要求进行整改。

5.项目款支付：本项目验收通过后，供应商提供符合要求的正规发票，支付合同款的100%。

（三）服务要求

配备项目负责人1名，项目负责人及现场档案规范化整理和数字化加工服务人员均为报价人单位自有人员。

1.项目负责人原则上不得更换，如确因不可抗力因素更换需报采购人批准，否则承担相应违约责任。

2.服务过程中采购人认为现场工作人员不称职或不能满足服务需要，有权要求更换。

3.服务单位全权负责所属人员操作安全，采购人单位不承担安全责任。

4.工作期间，严格按照采购人单位管理规定，未经同意严禁拍照、摄像，严禁在微信、抖音、小红书、QQ、微博等社交媒体发布相关信息。否则将按相关法律法规追究单位和个人法律责任。

5.人员进出须遵守采购人单位管理的相关规定，随身携带身份证。

（四）售后服务

成交供应商提供快速的服务响应和长期的技术支持。如果加工后的档案出现不符合要求的问题，若出现不能通过电话或者其他方式远程指导采购方的技术人员解决问题，成交供应商将安排技术人员到达现场维修解决。

(1) 远程指导服务：可随时记录及解答用户提出的问题，及时反馈，告知用户解决方案和解决时间，对出现的问题无法通过电话解决时将及时派人员前往现场进行修改。

(2) 上门维护服务：当远程、电话服务不能解决的问题提供上门服务，保证24小时内响应。

五、报价人资质要求

1.符合《****点击查看政府采购法》第二十二条资格条件：

（1）具有独立承担民事责任的能力；

（2）具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；

（3）具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；

（4）有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；

（5****点击查看政府采购活动前3年内，在经营活动中没有重大违法记录；

（6）法律、行政法规规定的其他条件。

2. 本项目的特定资格要求：****点击查看管理部门颁发的国家秘密载体印制资质（涉密档案数字化加工类）证书及涉密信息系统集成资质证书。

3.截止到开标时间，供应商成立时间不少于3年，且为非外资独资或外资控股企业，或为事业单位、军队单位。

4.单位负责人为同一人或者存在直接控股、管理关系的不同供应商，不得同时参加同一包的采购活动。生产型企业生产场地为同一地址的，销售型企业之间股东有关联的，一律视为有直接控股、管理关系。供应商之间有上述关系的，应主动声明，否则将给予列入不良记录名单、3年内不得参加军队采购活动的处罚。

5.本项目不接受联合体投标。

6.具备完成本项目的专业能力、设施设备和人员。

六、公示时间

自挂网公示起，5个日历日内（截止时间2025年9月23日17:00前），向采购人提交书面报价。书面报价需提交以下内容：

1.公司简介、营业执照、相关资质证书等资料复印件；

2.报价书及附件；

3.其他内容格式自拟，自行密封并盖单位公章，非密封不受理，密封外包装上标注项目名称和报价供应商单位名称。

七、联系方式

联系人：任老师，0551-****点击查看6971，187****点击查看9656。

采购监督：杜老师，0551-****点击查看6922

附件：

1.技术要求

2.报价书（参考样式）

3.供应商承诺声明

4.其他资料(其中营业执照、法人授权委托书、****点击查看管理部门颁发的国家秘密载体印制资质（涉密档案数字化加工类）证书及涉密信息系统集成资质证书复印件必须提供)

附件1：

教学档案规范化整理和数字化加工工作的主要技术要求如下：

一、总体要求

符合国家法律法规及档案整理规范性文件要求，符合《纸质档案数字化技术规范》标准等文件要求，确保档案在整理和扫描过程中不对档案原件造成二次损伤，保证档案整理和扫面与原件一致，整洁、清晰符合规范化要求。

二、档案规范化整理和数字化加工要求

1.通过档案规范化整理和数字化的实施，****点击查看学校档案整理规范化、服务利用高效化、管理手段现代化，使学籍档案能够更好的发挥作用。

2.确保所有档案实体和档案信息的安全、完整。

3.确保在数字化过程中不对档案原件造成损伤。

4.确保从档案纸质档案的材料开始进行规范化整理和数字化扫描直至最终完成纸质档案的规范化上架及信息化以后的电子档案数据移交，达到查询便利、利用顺畅的全流程服务结果。

5.应遵循的法律法规及规范性文件。

《中华人民**国档案法》；

《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）；

《档号编制规则》（DA/T13-2022）；

《档案数字化外包安全管理规范》（档办发〔2014〕7 号）；

《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2017）；

《档案著录规则》（DA/T18-2022）；

《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T47-2009）；

《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T38-2008）；

《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）；

《档案修裱技术规范》（DA/T25-2022）；

《中国档案机读目录格式》（GB/T20163-2006）；

未尽事宜按照国家、省、市、档案管理部门及采购人其它有关标准和规定执行。

三、工作要求：

1.供应商按照采购人要求将档案实体调阅搬运至加工现场，办理交接登记手续；对照目录就档案实体及档案信息进行校对、修正、补录、实体修补、案卷（件）拆装；档案资料进行数字化扫描、图像处理、命名、挂接、备份、数据质检；按采购人要求将档案按要求放到指定位置；严格按照采购人要求履行好档案实体与信息安全与保密工作规定。

2.学籍档案整理要求

（1）档案实体出库要求：成交供应商从档案库房中领取档案实体时，应填写相关登记表，主要记录事项有：出库日期、全宗号、年度、档号、数量、交接人员、备注事项等。

（2）档案实体入库要求：成交供应商应对需要归还的档案实体进行自检必须对档案实体进行逐卷清点，按数量、状况、顺序等进行检查，要求档案原始材料100%不缺失。如发现丢失、损坏、圈划或涂改等应申报采购人进行处理，因成交供应商过错导致档案损毁的，成交供应商承担一切责任；顺序错误、卷内文件颠倒等情况，应重新进行处理，合格率要求100%。

（3）在档案整理前，对可拆卸的文件进行预处理，进行包括启钉、拆分，抚平边角等工作，保证纸张的平整。涉及的破损档案修复主要针对一般破损的档案和轻微破损的档案。在修裱档案时，应保持档案内容的完整、不得损坏、丢失、涂改档案的内容。应坚持宁缺勿伪，严防档案失真。

（4）在档案拆卷前，要认真检查案卷信息，在确认无误后方可拆卷；拆除过程中要注意保护档案原件。

（5）在档案整理过程中要进行页码检查，检查是否有错编页码（跳码、漏编页码）等。

（6）档案整理完成后，供应商对已完成的档案整理结果进行自检，发现错误的数据进行修改或重录，同时发现纸质档案情况与档案交接时结果不一致的，要重新进行整理，并做好移交清点和登记工作。

3.数字化加工前处理要求

（1）拆卷时不得对档案造成伤害，如造成档案损毁，采购人有权据此取消合同，由此产生的一切责任均由成交供应商自行承担；

（2）对于有破碎的档案，不得进行任何操作，不得加重破损情况，发现后立即登记封存，通知采购人工作人员前去处理。

（3）保密处理：凡信息**中出现秘密、机密、绝密等字样的档案，应及时交回采购人工作人员确认处理方案。

（4）认真清点档案页数，如原案卷编写的页数与实际页数不符时，应进行修改。

（5）对不拆除装订物可能影响扫描效率、效果的档案，可拆除装订物，但应确保档案文件不因此而受损害。

（6）根据采购人要求，对拟扫描档案逐份进行鉴定，区分扫描件与非扫描件。对档案严重破损、污染和字迹褪变等情况，应在《档案扫描登记表》中标注“此件不扫”、“此页不扫”、“原件破损”、“原件模糊”、“原件残缺”等情况说明。

（7）对霉变、破损、折皱不平的档案，应当进行技术处理再扫描，档案除霉、托裱、展平等技术处理应符合国家规定，且不得损害档案。

4.档案扫描要求

（1）遵循尽可能保持档案原貌的原则，保证档案扫描图像与原件在颜色、内容、识读性等方面完全一致；

（2）采用平板或非接触式的扫描设备和扫描方式完成档案扫描，避免纸张褶皱、撕裂、破损等情况的发生；

（3）如遇到档案纸张质地脆弱，不适合反复拆装订的档案，应采用零边距扫描仪或非接触式设备，并采用不拆卷扫描方式进行扫描；

（4）为更好的展现档案原貌，全部采用彩色方式扫描, 文件以彩色JPG格式扫描存储，以JPG格式转PDF挂接利用；字迹清晰可辨的，扫描分辨率不低于300dpi；纸张和字迹状况不良的，扫描分辨率不低于400dpi，以清晰为准。电子文件的命名按照相关规定统一命名；

（5）扫描时，应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度设置，保证原始扫描图像效果与原件吻合；

（6）对于档案中超过A0幅面的超长页进行分页扫描后，要拼接成一页；

（7）对于涉密档案，不进行扫描。成交供应商须登记未扫描档案文件级目录（电子和纸质），并移交给采购人。

5.图像处理要求

（1）纠偏：对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，倾斜度不大于0.5，以符合阅读习惯。

（2）去污：扫描产生的图像中影响质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等要去除，处理时要在不影响可懂度的前提下展现档案原貌。

（3）图像拼接：对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，要拼接为一个完整的图像，以保证图像整体性。

（4）裁边处理：图像进行裁边处理时为保证档案信息完整，不允许裁切到图像内容，图像四周需保留一圈白边，白边的宽度要小于图像宽度的0.5%。严禁利用图像处理工具在档案图像上画出白边，此类造假现象一旦发现，视为档案抽检不合格。

6.挂接和处理要求

数字化成果导入指定档案数据库及采购单位指定设备的档案管理软件中，确保档案目录数据与档案扫描图像的一一对应。

7.整理扫描后还原要求

档案恢复装订时，应尽可能利用原孔进行穿线装订，以左齐下齐整理整齐，并保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏，不得出现页次颠倒、漏页、错页，装订时如发现无装订边，可能会压字，危害文件内容时，应适度镶边后再装订。

8.目录著录校对和补录完善要求

（1）各类档案著录项目的设置、著录内容按采购人要求执行。

（2）要求根据档案实体对电子目录的一一对应。重点检查档号（包括各组成部分）、题名、保管期限、成文日期、责任者、密级等必录项的内容是否完整、准确、规范。

（3）著录成果校对完善，档案鉴别分类筛****点击查看小组单独完成；

（4）符合相关著录标准和采购人要求，做到完整、准确、规范。

（5）按年度、类别等打印装订一套纸质归档目录，交采购人备查。

（6）著录的质量全部得到采购人认可时，予以验收“通过”。

（7）著录如遇需要著录多个人员姓名的情况下，超过五个姓名时，每五个姓名算一条。

9.质检要求

（1）采购人对项目以出入库批次为单位进行抽检,有关批次的界定以采购人的要求为准，成交供应商不得以任何原因打乱抽检顺序、跳过相关批次或逃避抽检，抽检比例不低于5%，抽检内容的一次性合格率必须达到99.9%。如抽检的一次性合格率低于99.9%，视为违反合同约定，采购人有权据此取消合同，由此产生的一切责任均由成交供应商自行承担；

（2）成交供应商应设置项目质检岗位，对项目成果按100%的比例进行质检，并将相关质检记录规范整理后移交采购人。

10.项目验收要求：

以抽检的方式检查所有数据，包括目录数据、图像文件及数据挂接的总体质量。抽检的比率不得低于本项目加工总量的5%。

目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”。抽检部分的合格率大于等于99%时，予以验收“通过”。合格率＝抽检合格的总页（条）数/抽检案卷总页（条）数×100%。

其他质检内容符合下列范围，标记合格，否则不合格。

档案装订：检查所有档案的装订还原情况，差错率≤1‰(卷或件)；

扫描图像：漏扫率≤0.2‰（页）；

图像质量：图像质量情况完好率99%；

图像格式封装：图像文件的命名差错率≤1‰；

著录：以案卷（文件）为单位，关键字段正确率100%，其余字段录入错误率≤5‰；

条目与图像挂接：挂接正确率100%；

档案原始材料：100%不缺失。

11.成果移交：

（1）档案整理完成后，成交供应商确保纸质档案和数字化档案达到指定的接收标准。

（2）数字化成果指完整的原始扫描数据、图像处理后数据、合成的PDF文件等内容。

（3）数字化成果的结构应遵循《电子档案移交与接收办法》、《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）等国家、省、市及采购人的要求。

（4）数据验收合格后，成交供应商需将加工所得的数字化成果转存到移动硬盘，并按照规定要求进行明确标识，免费提交采购人保存和使用。

12.安全要求:

为确保项目过程中档案实体和信息安全，成交供应商的项目安全管理必须严格遵循《档案服务外包安全管理规范》的要求。如有不遵守《档案服务外包安全管理规范》的行为，采购人有权终止合同并上报相关监管部门处理，所有损失全部由成交供应商自行承担。

（1）档案规范化整理及信息化扫描和现场管理的各个环节成交供应商均应进行详细登记，每个工作环节均有质检记录，并及时整理、汇总，装订成册；

（2）每周五下午要有周报上报采购人，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录，并移交给采购人；

（3）严格遵守国家保密规定和采购人保密要求，不得以任何方式将采购人的档案实体、档案信息、各类清单等传播到服务场地之外，非经采购人允许，不得将与本项目无关的人和物带入现场，档案实体和电子档案载体不得丢失、泄密、损坏。

（4）档案扫描工作必须在业主指定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违法者，将追究法律责任。

（5）签订合同的同时成交供应商须与采购人签订保密协议，加强对工作人员的保密教育，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。

（6）扫描现场安装监控设备，实时监控工作人员的操作过程，录像备份时间在六个月以上，同时监控应 360°无死角，监控备份硬盘由招标人提供，人员进入场工作地不得携带手机、U盘等具有存储功能的物品。

（7）不得在工作场所使用与工作无关的任何电器设备。

（8）不同的工序之间要采取措施，杜绝泄密事故的发生。

（9）加工过程安全要求：对服务器的操作有安全监管措施；USB端口封闭使用；

（10）强化人员管理。成交供应商的项目实施负责人常驻加工现场，工作期间项目负责人不得随意更换，若确需更换须征得采购人同意。工作人员进场前需向招标人提供人员名录，工作人员进场后未经采购人同意不得擅自撤离。

（11）与项目工作人员签订保密协议，加强对工作人员的保密教育,建立严格的保密制度，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制、传播等行为。

附件2：

报 价 书

**市**区某部：

我单位应贵方发来的比价函，参与通过比价方式采购编号为****点击查看的2025****点击查看图书馆教研档案室采购的教学档案规范化整理和数字化加工服务项目，现正式向贵方就有关项目报价。

一、递交报价文件正本 1 份，副本1份。

二、我方已完全理解比价文件的全部内容，自愿接受并执行比价文件的全部条款。

三、本报价文件有效期自比价开始之日起60日内有效。

四、我方声明报价文件及所提供的一切资料均真实无误有效。因我方提供资料不实而造成的责任和后果由我方承担。我方同意按照贵方提出的要求，提供与报价有关的任何其它数据或信息。

五、我方承诺自愿遵守、执行军队采购管理法规及政策规定。

联 系 人：

电 话：

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报价单位全称：（盖章）

法定代表人：（签字）

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